Gmail: E-mail en veel meer

Voordelen Gmail
Gmail is de gratis e-maildienst van Google, waar u veilig en gemakkelijk overal ter wereld bij kan. Gmail heeft allerlei voordelen:

• Overal waar u een internetverbinding hebt via computer of mobiele telefoon, kunt u uw mails lezen, maken en versturen
• Als u een nieuwe computer koopt hoeft u geen ingewikkelde procedures meer te doorlopen om uw contactpersonen en uw e-mail berichten over te zetten
• Niet of nauwelijks spam dankzij een heel goed filter
• Meer dan 7 Gigabyte aan opslagruimte zodat u nooit meer een mailtje hoeft weg te gooien, zelfs niet als het grote bestanden bevat. Sommige mensen gebruiken Gmail zelfs om belangrijke bestanden veilig te back-uppen, door een mail met een bijlage aan zichzelf te sturen.
• Maximale bestandsgrootte van bijlagen in Gmail is 20MB per bestand, zodat u ook grotere bestanden  kunt meesturen
• Uw mails en contactpersonen staan opgeslagen op het internet. Back-ups maken is eigenlijk niet meer nodig
• Tijdens het opstellen van uw e-mails wordt uw nieuwe bericht voortdurend als concept op het internet opgeslagen zodat er geen gegevens verloren gaan als er bijvoorbeeld een stroomstoring is of wanneer uw computer vastloopt
• Doordat u met de Google zoekmachine in uw eigen mails kunt zoeken is het niet meer nodig om uw e-mails in mappen te stoppen. Wel kunt u labels aan uw berichten toevoegen. Hierover later meer.
• Gegevens van contactpersonen die u in Gmail bijhoudt werken ook voor alle andere Google toepassingen

Basisprincipes van Gmail
Dit zijn de belangrijkste kenmerken van Gmail:
De dienst werkt via internet. U hebt dus een internetverbinding nodig om uw mail te kunnen lezen en versturen. Als u niet altijd on line bent, dan is het ook mogelijk om Gmail "off line" te gebruiken.

Uw mailadres is uwnaam@gmail.com. Dit e-mailadres kunt u zelf kiezen tijdens de registratie. Om Gmail te kunnen gebruiken moet u inloggen op de website van Gmail.

Registreren bij Gmail
Om Gmail te kunnen gebruiken moet u zichzelf eerst aanmelden bij Gmail. U ziet hier hoe dat in zijn werk gaat.



Zoals u ziet duurt de hele procedure maar een paar minuten. Dit is wat u moet doen:
- Ga naar de website www.gmail.com
- Aan de rechterkant ziet u onderstaand scherm. Wanneer u al een gebruikersnaam en wachtwoord hebt, kunt u hier inloggen. Wanneer u dat nog niet hebt kunt u onderaan op de kop `Een account maken` klikken.

U gaat nu naar een pagina waar u een vragenlijst ziet staan. Deze moet u invullen.

Bij gebruikersnaam kiest u de naam die u - mits beschikbaar - voortaan gaat gebruiken en die eindigt in @gmail.com. U kunt puntjes in uw naam opnemen maar voor uw gebruikersnaam maakt dit in de praktijk weinig verschil. Voor Google is de naam JanJansen@gmail.com hetzelfde als j.a.n.j.a.n.s.e.n@gmail.com.

Als u wilt weten of de gekozen gebruikersnaam nog vrij is, dan klikt u op de knop `Beschikbaarheid controleren`. Is de gewenste naam niet meer vrij, dan moet u een andere naam kiezen of bijvoorbeeld een cijfercombinatie toevoegen.

Kies een wachtwoord dat u makkelijk kunt onthouden.

De Beveiligingsvraag is de vraag die men u stelt als u uw wachtwoord vergeten bent, zodat u toch nog bij uw mail kunt. U kunt hier een van de standaardvragen kiezen of er zelf een verzinnen. Het antwoord op de vraag moet u ook invullen. Als u uw wachtwoord vergeet, krijgt u deze vraag te zien. Als u het antwoord goed hebt, krijgt u alsnog toegang tot uw e-mail waarna u uw wachtwoord kunt wijzigen.

Als u al een e-mailadres heeft kunt u dit invullen bij `secundair e-mailadres´ om uw account te verifiëren als er problemen optreden of als u uw wachtwoord bent vergeten.

Dan het lastigste stukje van de hele aanmelding: Woordverificatie. Google wil zeker weten dat er geen misbruik wordt gemaakt van hun mailadressen. Op het plaatje ziet u letters staan. U moet dit (niet-bestaande) woord overtypen in het vakje eronder. In het voorbeeld hieronder staat hier bijvoorbeeld comblerste. Als u dit overgetypt hebt, kunt u onder aan de vragenlijst klikken op de knop `Ik ga akkoord. Maak mijn account´ klikken. Maak mijn account. Uw Gmail-account wordt dan aangemaakt.

Mocht er onverhoopt iets fout zijn gegaan dan krijgt u een mededeling in het rood te zien bij de betreffende vraag. Nadat u dit hebt verbeterd moet u opnieuw de woordverificatie doen.

Aan de slag

U kunt nu inloggen op uw Gmail account. U krijgt waarschijnlijk eerst een welkomstscherm te zien. Dan gaat u naar uw Postvak In

U zult misschien even moeten wennen aan hoe uw nieuwe postvak er uit ziet. Links ziet u een gedeelte met uw verschillende mappen (labels eigenlijk) en de contactpersonen (waar nu nog niemand in staat, want dit is een nieuw mailadres).

In uw Postvak In zitten uw ontvangen mails, totdat u deze verwijderd of gearchiveerd hebt. Met ster bevat emails die u - om wat voor reden dan ook - een ster hebt gegeven. In  Alle berichten en Verzonden berichten vindt u achtereenvolgens al uw ontvangen en verzonden berichten, dus inclusief de berichten die u gearchiveerd hebt. In de map Concepten zitten mails die u hebt opgesteld maar nog niet verzonden hebt.

Labels
Dan ziet u een rijtje met Privé, Reizen en nog 5. Dit zijn labels die u aan uw berichten kunt plakken. De labels Privé en Reizen zijn bedoeld als voorbeeld. U kunt deze verwijderen en uw eigen labels maken. Het voordeel van labels is dat u uw bericht in meerdere mappen tegelijk kunt archiveren zonder het bericht te hoeven copiëren. Hoe u omgaat met het archiveren van uw berichten binnen Gmail is geheel aan u. Ook zal de wijze waarop u met uw mails omgaat wellicht in de loop der tijd veranderen.

Het beheren van uw labels doet u via Instellingen en vervolgens tabblad "Labels". U kunt labels maken, verwijderen en kiezen of ze wel of niet getoond worden op het scherm. Hier kunt u ook instellen of systeemlabels zoals "Postvak In", "Alle berichten", "Prullenbak" en "Spam" standaard getoond worden - deze kunt u uiteraard niet verwijderen.

Het labelen van één of meerdere individuele bericht(en) kan op verschillende manieren:

• Vanuit een geopend bericht met de knop "labels" of "verplaatsen naar"
• Vanuit het Postvak In door het bericht (of meerdere berichten) aan te vinken en op de knop "labels" te drukken en dan een nieuw of bestaand label te kiezen. Als u voor een bestaand label kiest, dan kunt u ook kiezen voor "verplaatsen naar", en dan het gewenste label kiezen. Het bericht wordt dan meteen gearchiveerd
• Vanuit het Postvak In door berichten aan te vinken en ze naar het betreffende label te slepen. Hiermee worden ze meteen gearchiveerd.
• Automatisch met behulp van filters.

Welke methode het handigst is zal van de situatie afhangen.

Conversaties
Het volgende filmpje laat zien hoe conversaties werken en hoe u een conversatie kunt labelen en archiveren.



Vaak worden e-mails één of meerdere keren beantwoord en vaak zijn er ook nog meerdere personen bij betrokken. In andere mailprogramma’s ziet u elk bericht apart weergegeven, met eventueel binnen het bericht de eerder verzonden berichten. In Gmail wordt het originele bericht samen met de antwoorden als een archiefmapje getoond. Dit voorkomt dat uw postvak vol loopt met allemaal reacties (Re: ....) van verschillende mensen op hetzelfde bericht. De mapjes met e-mails worden conversaties genoemd, die u naar believen kunt uitklappen om de eerdere berichten te lezen. Een conversatie kan uit vele reacties van even zovele personen bestaan. Als u bijvoorbeeld een uitnodiging aan een groep mensen verstuurd, worden alle antwoorden onder dezelfde conversatie gegroepeerd, waarbij iedere deelnemer een eigen kleur krijgt.

Contactpersonen
Net als in ieder ander e-mailprogramma kun je in Gmail je contactpersonen opslaan. Maar ook hier werkt het net even anders. Je lijst met contactpersonen werkt niet alleen in Gmail, maar ook in alle andere Google toepassingen. Google slaat iedereen, waarmee je op de een of andere manier contact hebt gehad, automatisch op in je lijst "Alle contactpersonen". Je hoeft dus eigenlijk niets te doen: de lijst bouwt zichzelf vanzelf op. Het punt is dat de lijst op die manier al snel heel erg lang wordt en geen onderscheid maakt tussen mensen waar je vaak en mensen waar je slechts één keer contact mee heb gehad. Om dit op te lossen kun je contactpersonen verplaatsen naar "Mijn contactpersonen" en hierbinnen weer allerlei verschillende groepen aanbrengen.

Omdat contactpersonen ook binnen de andere - bestaande en komende - Google toepassingen werken is het aan te raden om niet alleen de e-mailadressen op te slaan, maar ook de adres- en andere gegevens. Zo kun je er op dit moment bijvoorbeeld voor zorgen dat:

• verjaardagen automatisch in je Google agenda komen te staan
• je met Google Maps snel een routebeschrijving krijgt
• je in Picasa (web albums) aan gezichten van mensen een naam kunt geven (en ze uitnodigen om het album te bekijken)
• je contacten met je mobiele telefoon worden gesynchroniseerd

Gmail is een geavanceerd e-mail programma, dat voortdurend wordt uitgebreid en verbeterd. Bovenstaande basiskennis is voldoende om er mee aan de slag te gaan en het eventueel gaandeweg beter te leren kennen. Wie geïnteresseerd is in de meer uitgebreide en geavanceerder functies van Gmail, raad ik dit Nederlandstalige Blog aan.

Google Labs
Sommige nieuwe Gmail functies zijn nog in ontwikkeling, maar al wel uit te proberen. Deze kunt u vinden in labs, te herkennen aan het groene reageerbuis icoontje naast uw gebruikersnaam rechtsboven. Voor degenen die het leuk vinden om eens iets nieuws te proberen of op de hoogte willen blijven van de ontwikkeling van Gmail is het interessant om er zo nu en dan eens een kijkje te nemen. Labs zijn overigens in vrijwel iedere Google toepassing te vinden.


Uw (oude) e-mails in Gmail importeren
Overstappen naar een nieuw e-mail account is helaas nog een tamelijk ingewikkelde aangelegenheid voor de meeste mensen. Zodanig ingewikkeld dat ze vaak denken: laat maar... en besluiten dan om òf alles maar bij het oude te laten, of helemaal met een frisse start te beginnen en te accepteren dat oude e-mails en gegevens van contactpersonen verloren gaan. Alles bij het oude laten is jezelf voor de gek houden. Er komt ooit een tijd dat de computer vervangen gaat worden en dan moeten die oude e-mails en contactpersonen toch overgezet worden. Dus waarom niet nu even door de zure appel heen bijten in het besef dat je dit vanaf nu nooit meer hoeft te doen?!

Hier leest u uitgebreid hoe u uw oude e-mails en contactpersonen van Outlook naar Gmail kunt overzetten.